การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

บทที่ 2 > 2.4 การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

2/31

ในปัจจุบันที่สังคมเป็นสังคมสารสนเทศ ข้อมูลถือเป็นทรัพยากรที่มีค่าของทุกๆ หน่วยงานไม่ว่าขนาดเล็กหรือใหญ่ หน่วยงานที่สามารถจัดการข้อมูลได้ดีกว่าย่อมได้เปรียบกว่าในทุกๆ ด้าน ดังนั้น จึงได้มีความพยายามนำเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยใน การจัดการข้อมูล โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลของหน่วยงานมีความถูกต้อง แม่นยำ ทันสมัยและสะดวกต่อการเรียกใช้งานมากที่สุด หากจะพิจารณาถึงการจัดการข้อมูลย่อมจะหมายถึง การจัดเก็บข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อนำมาใช้งาน ลองพิจารณาถึงคลีนิกแห่งหนึ่งซึ่งเป็นหน่วยงานเล็กๆ ก็ยังต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลคนไข้ที่มารับการรักษา ข้อมูลที่ต้องการเก็บ ได้แก่ ประวัติส่วนตัวของคนไข้ อาการที่มารับการรักษา วิธีการรักษา และผลการรักษา วิธีหนึ่งที่ทำกันก็คือการจดบันทึกข้อมูลทั้งหมดลงบนกระดาษและเก็บกระดาษนั้นไว้ ถ้ามีหัวข้อที่ซ้ำกัน เช่น ข้อความว่าหัวข้อ ชื่อคนไข้ และที่อยู่ ฯลฯ เจ้าหน้าที่ต้องเขียนทุกใบก็จะเป็นการเสียเวลา ดังนั้นทางคลีนิกอาจใช้วิธีจ้างโรงพิมพ์พิมพ์แบบฟอร์มขึ้นมาเพื่อให้การกรอกข้อมูลง่ายขึ้น

ตัวอย่างของแบบฟอร์มที่คลีนิกแห่งหนึ่งใช้

      เมื่อพิจารณาบัตรคนไข้ จะเห็นว่า ข้อมูลที่อยู่บนบัตรมีความหมายต่างๆ กัน การที่ ข้อมูลแสดงความหมายได้จะต้องประกอบด้วยส่วนข้อมูลที่พิมพ์บนบัตร กับส่วนข้อมูลที่กรอกเพิ่มเติม ส่วนข้อมูลที่พิมพ์บนบัตรคือส่วนที่อธิบายลักษณะของข้อมูลที่ต้องการ ทำให้ส่วน ข้อมูลที่กรอกเพิ่มเติมชัดเจน การใช้งานข้อมูลให้ได้ผลจึงต้องมีทั้งตัวข้อมูลและคำอธิบายลักษณะของข้อมูล
      ในการจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ ทางคลีนิกใช้ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่สำหรับเก็บแบบฟอร์มและเรียงไว้ในลิ้นชัก เมื่อมีคนไข้ใหม่เพิ่มขึ้นก็เพิ่มแบบฟอร์มแผ่นใหม่เข้าไป และในการเรียกใช้ข้อมูลเมื่อมีคนไข้มาติดต่อ เจ้าหน้าที่ต้องค้นหาข้อมูลเดิมของคนไข้ วิธีหนึ่งที่ทำได้คือตรวจดูข้อมูลบนบัตรคนไข้ทีละใบตั้งแต่ใบแรกจนพบ การค้นหาวิธีนี้อาจเสียเวลามาก แต่ถ้าจัดเก็บข้อมูลโดยเรียงชื่อตามตัวอักษรไว้แล้วจะทำได้รวดเร็วขึ้น
      การจัดการข้อมูลจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานในชีวิตประจำวันและมีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประมวลผลเพื่อได้ข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่เป็นระบบและการเก็บข้อมูลควรพยายามลดขนาดของข้อมูลให้เล็กที่สุด แต่ยังคงความหมายในตัวเองมากที่สุด